«Времени нет постоять и опомниться», – пел когда-то
Андрей Миронов. Нехватка времени – одна из главных проблем современного
общества. С кем ни поговоришь – все жалуются, что ничего не успевают. В
мегаполисах проблема усугубляется ещё и глобальным транспортным
коллапсом. Между тем, говорят специалисты, существуют проверенные
способы заставить время работать на себя. Об этом мы поговорили с
ведущим российским экспертом в области тайм-менеджмента Глебом АРХАНГЕЛЬСКИМ.
Тайм-менеджмент
– это технология организации времени и повышения эффективности его
использования. Люди во все времена пытались придумать, как можно успеть
сделать больше за один и тот же промежуток времени. Ещё в I веке нашей
эры
Луций Анней СЕНЕКА рекомендовал:
• вести письменный учёт всего времени;
• делить время на «хорошо, дурно потраченное и потраченное на безделье»;
• оценивать жизнь по наполненности прожитого времени.
В России в начале XX века существовало целое
движение – лига «Время». Без какой бы то ни было указки сверху люди
боролись за эффективность каждого прожитого дня. Взбудоражила общество
статья
Платона КЕРЖЕНЦЕВА, где тот передал свой разговор с
американским журналистом. Начало одного из съездов Советов не
начиналось уже 2 часа. Американец поинтересовался, а много ли в зале
рабочих разных специальностей. Получив ответ, что порядка трёх с
половиной тысяч, журналист резюмировал: мы потеряли около семи тысяч
рабочих часов, за это время можно было построить один, а то и два
аэроплана. Что и говорить – пример очень яркий. А теперь на секунду
задумайтесь: сколько дней, а возможно, и лет своей жизни вы потратили в
ожидании чего-то? Согласитесь, за это время можно было создать что-то
стоящее.
Небольшой ликбез для тех, кто не знает, с какой стороны взяться за оптимизацию собственной жизни,
JOB.RU уже проводил в статье
«Мольер: «Выиграл время – выиграл всё». Но тема тайм-менеджмента воистину безгранична.
–
Глеб Алексеевич, многие говорят, что пунктуальность – это вопрос
организованности каждого конкретного человека. Есть люди, которые
никогда не опаздывают, но есть и те, кто опаздывает всегда. При этом
последние страшно мучаются от того, что не могут прийти вовремя, но
ничего не могут с собой поделать. Ваше компетентное мнение: можно ли
научить непунктуального человека пунктуальности? – Я всегда
говорил о том, что не являюсь сторонником жёсткого переделывания людей.
Если человек хочет измениться, ему открыт обширный инструментарий
тайм-менеджерских технологий, который призван как раз-таки научить
пунктуальности, эффективности. Но если человек сам не хочет измениться,
кто ему поможет?
– В больших городах дисциплинированным
сотрудником быть очень сложно из-за пробок. В своё время я никак не
могла рассчитать время поездки на машине до работы: то доезжала за час,
то за два с половиной. В итоге я решила эту проблему, пересев на
общественный транспорт. Но если человек живёт в отдалённых от метро
районах, он может застрять в пробке и в общественном транспорте. Как
быть?– Специфика работы многих людей требует присутствия в
офисе. Но я абсолютно уверен, что для большинства были бы применимы
элементы гибкого графика, позволяющие «рассинхронизироваться» с общим
потоком. Как правило, хорошее решение – зафиксировать время в середине
дня, в которое сотрудник точно должен находиться в офисе (например, с 12
до 16), и корпоративные стандарты планирования остального времени (как
оно отмечается в календаре, с помощью каких средств связи доступен в это
время сотрудник и т.п.). Таким образом свобода и гибкость будут
сочетаться с предсказуемостью и определённостью. Кстати, планёрки и
совещания, которые отнимают львиную долю времени, можно проводить по
Skype: в нашей компании это давно практикуется. Но, к сожалению,
немногие организации сейчас готовы к таким прогрессивным решениям, им
проще работать по старинке.
– Считается, что
тайм-менеджмент – не для творческих работников. Аргументация проста:
музу невозможно заставить работать по графику. Так ли это на самом деле?
Что Вы можете посоветовать, например, писателю, которому нужно сдать
книгу к определённому сроку? – Задаваясь этим вопросом, я в
течение многих лет изучал биографии многих творческих людей – писателей,
музыкантов, художников – и пришёл к выводу, что ВСЕ они так или иначе
использовали технологии тайм-менеджмента. К примеру, Моцарт. Трудно
вспомнить более яркий образец творческого человека, чем
Вольфганг Амадей МОЦАРТ.
За свою короткую жизнь, отпущенные ему 35 лет, он успел колоссально
много. Отцу он писал, что «всегда имеет книгу в кармане, и когда
выпадает свободный часок или даже полчаса, читает». Многие из его
произведений делались на заказ, в строго заданные сроки, например, к
определённому юбилею или празднику. Кроме того, он всегда сразу
записывал все мелодии, которые приходили в голову.
А писателю я
бы посоветовал составить определённый график: сегодня придумаю, к
примеру, название книги, завтра – напишу две первых страницы и т. д. Не
нужно бросаться в проект бездумно, выполняйте все действия постепенно и
организованно.
– Многие сталкивались с ситуацией, когда
после болезни или отпуска скапливается такое количество работы, что не
знаешь, как подступиться к этим завалам. С чего в таких случаях следует
начинать, а что можно отложить на потом? Как втягиваться в работу, чтобы
не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе
сил взяться за главное?– В психологии есть хорошее понятие
«якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение,
ритуал), связанная для нас с определённым эмоциональным состоянием. При
необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный
якорь и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние. Самый
часто используемый на практике «якорь» – музыка. Попробуйте чётко
привязать различную музыку к различным типам задач. По дороге на жёсткие
переговоры – тяжёлый рок, при настройке на интеллектуальную работу –
спокойная музыка без слов, при настройке на отдых – что-то самое любимое
и приятное и т. п.
– В своё время мы проводили опрос по
поводу переработок. 60% респондентов заявили, что периодически
задерживаются на работе. Причём около 14% говорят, что их работа в
принципе не укладывается в рамки рабочего дня, ещё около 16% – что
переработки у них в компании бывают очень часто. По Вашему опыту, чего в
таких случаях больше: произвола начальства или отсутствия у людей
базовых знаний о тайм-менеджменте? Что можно посоветовать вынужденным
трудоголикам?– Вынужденных трудоголиков большинство, по
крайней мере, в Москве. Как ни крути, виновато отсутствие
тайм-менеджерских навыков: либо начальство не может организовать работу
подчинённых, заставляя их работать допоздна, либо сами подчинённые не
умеют эффективно трудиться. Людям нужно научиться
«рассинхронизироваться» с общим потоком, часть работы, к примеру, они
могут делать дома, им также нужно чаще бывать на природе, там трудиться
можно с двойной продуктивностью, открывается второе дыхание. Нужно найти
компромисс, а также использовать переключение, меняя обстановку,
условия работы и т.д. Всё это подробно описано в моей книге
«Работа 2.0».
–
Перестроиться из «режима разгильдяйства» на режим рациональной
организации жизни очень сложно. Многие начинают, а потом бросают, не
успев достигнуть никаких результатов. Как мотивировать себя соблюдать
правила? – Самый простой способ – не нужно сразу думать о
результате, а потом пугаться всей масштабности и сложности задуманного
дела. Выполняйте все упражнения постепенно, маленькими «набегами»!
Сегодня – съем одну «лягушку» (мелкое неприятное дело), завтра – откушу
кусочек от «слона» (большая долгосрочная задача, проект), послезавтра –
добавлю к этому составление плана дня, недели и так далее.
Екатерина СУХОРУЧЕНКОВА
